Kolumne für Netzwerk Südbaden, Ausgabe Februar 2020

Die erste Datenspeichermethode war das vor Jahrtausenden praktizierte Archivieren von Informationen mit Hammer und Meißel in Stein. Die älteste in Stein gehauene Keilschrift ist heute noch lesbar. Doch wie kann eine sichere und kostengünstige Aufbewahrung von Archivdaten im digitalen Zeitalter bewerkstelligt werden?

Die Herausforderung der modernen Langzeitarchivierung ist, die Lesbarkeit der Daten über eine lange Speicherungsdauer zu gewährleisten. Dafür muss eine sichere IT-Infrastruktur bereitgestellt werden, die bis zu 30 Jahre oder länger Bestand hat und minimale Kosten verursacht. Problematisch ist, dass die Begriffe „Datensicherung“ (auch Backup genannt) und „Archivierung“ häufig synonym genutzt werden. Beide Verfahren unterscheiden sich jedoch in ganz wesentlichen Punkten.

Eine Datensicherung ist eine Kopie der Daten für den Fall, dass sie infolge Benutzerfehler oder technischer Defekte verloren gehen. Sie werden in der Regel wenige Tage bis Wochen aufbewahrt und danach mit einer neuen Version überschrieben. Das Ziel eines Backups ist also die schnelle und unproblematische Wiederherstellung der Daten bei Verlust der Produktionsdaten.

Ein Archiv dagegen ist das systematische Lagern von Daten auf speziellen Datenträgern, die langzeittauglich sind. Häufig geht es bei der Archivierung auch darum, dass die betreffenden Daten nachträglich nicht mehr verändert werden dürfen. Ziel ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Risikomanagement. So fordern zum Beispiel Behörden und die Finanzverwaltung, bestimmte Dokumente mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Je nach Branche werden auch deutlich längere Aufbewahrungsfristen gefordert. Konstruktionsdaten müssen z.B. über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts aufbewahrt werden, um eine Beweissicherung (beispielsweise im Rahmen eines Schadenersatzprozesses wegen eines möglichen Konstruktionsfehlers) bewerkstelligen zu können. Medizinische Daten, wie z.B. Patientendaten, müssen über 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Vergangenheit hat gelehrt, dass es sinnvoll ist, eine flexible Archivierungslösung zu implementieren, die unabhängig von Applikation und Speichermedium ist. So kann mit einem softwarebasierten Archivierungsansatz eine zukunftssichere Langzeitdatenspeicherung und eine rechtskonforme Archivierung erreicht werden.

Speichermedien sind dem technologischen Wandel unterlegen. Die Cloud hat sich daher als idealer, preisgünstiger Speicherort für Langzeitarchive erwiesen. Professionelle Cloudanbieter halten die Daten redundant vor, daher eignen sie sich aus Verfügbarkeitsgründen für die Langzeitarchivierung. Ein aufwendiges Umkopieren der Daten, um die Lesbarkeit über lange Zeiträume hinweg sicherzustellen, ist in der Cloud nicht notwendig, was die Betriebskosten minimiert. Um einen Missbrauch der Daten zu verhindern, empfehlen IT-Sicherheitsexperten die verschlüsselte Speicherung der Daten in der Cloud.

Ein weiterer großer Vorteil ist die nutzungsabhängige Abrechnung. Es fallen nur Kosten der tatsächlich genutzten Ressourcen an. Durch automatisches Löschen der Daten reduzieren sich somit sofort die Kosten, sobald die notwendige Aufbewahrungsfrist beendet ist und die Daten nicht mehr benötigt werden.

Der Autor

Julian Sayer (52) ist Vorstand für Vertrieb, Marketing und Entwicklung beim Freiburger IT-Hoster und Cloud Solution Provider Continum AG. Das Unternehmen versteht sich als „Anwalt“ des Kunden und unterstützt Unternehmen auf dem sicheren Weg in die Cloud.

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